Wdrożenia / Usługi dla ochrony środowiska

Veolia Usługi dla Środowiska Recykling Sp. z o. o. (do października 2009 r.- SULO Recykling Sp. z o.o.) działa od 1998 roku. Należy do Veolii Environmental Services będącej uznaną, światową marką w dziedzinie gospodarki odpadami i odzysku surowców. W 2010 roku VES zagospodarowała 62,5 mln t odpadów, odzyskując 12,7 mln t i 8,3 milionów MWh energii cieplnej i elektrycznej. Działając w 35 krajach i zatrudniając 77 900 pracowników osiągnęła przychód w wysokości 9,02 mld euro.

Veolia Usługi dla Środowiska Recykling oferując kompleksową gospodarkę odpadami na rzecz swoich klientów, specjalizuje się w zakupie i sprzedaży segregowanych i prasowanych w bele surowców wtórnych. Spółka w tym zakresie współpracuje zarówno z firmami w Polsce, krajach Unii Europejskiej, jak i Azji. Surowce, którymi spółka jest szczególnie zainteresowana, to: opakowania, papier i karton do produkcji opakowań, tektura, tektura falista, tektura z mikrofalą oraz tektura lita.

Głównymi klientami firmy są: sieci handlowe, magazyny centralne, zakłady przemysłowe, drukarnie, zakłady komunalne, a także firmy zbierające surowce wtórne.

Atuty spółki to dobrze wykwalifikowany zespół, solidność oraz otwarcie na poszukiwanie nowych rozwiązań. Wieloletnie doświadczenie w branży i międzynarodowa synergia działań, wpływają na atrakcyjność oferty firmy i łatwość dostępu do największych rynków surowców wtórnych w Niemczech, Chinach, Hong Kongu i Indonezji.

Prężny rozwój prowadzonej działalności gospodarczej, a co jest z tym związane znaczny wzrost ilości realizowanych transakcji gospodarczych sprawiły, że konieczne stało się wprowadzenie zintegrowanego rozwiązania informatycznego - systemu klasy ERP. Głównym wyzwaniem stojącym przed nowym systemem było usprawnienie realizowanych w ramach firmy procesów biznesowych, w głównej mierze logistycznych, oraz zbudowanie elastycznej platformy analitycznej.

W codziennej pracy spółka napotykała na szereg problemów, z których za najbardziej uciążliwymi były:

• brak integracji danych i problem z ich przepływem – te same informacje były ewidencjonowane w kilku miejscach
• problemy z raportowaniem i analizą w obszarze logistyki i księgowości
• brak funkcjonalności usprawniającej zarządzanie promocjami i cennikami
• brak powiązań miedzy ewidencjonowanymi dokumentami
• brak obsługi transakcji trójstronnych
• problem z identyfikacją dokumentów po istotnym dla nas numerze „Lieferschein”
• problem z obsługą wysyłek
• ręczne generowanie kart przekazania i ewidencji odpadów

Głównym atutem systemu Comarch CDN XL jest pełna integracja wprowadzanych w ramach poszczególnych modułów danych oraz jego otwartość, która pozwala na implementację utworzonych zgodnie z potrzebami firmy rozwiązań dedykowanych. Nie bez znaczenia jest ponadto dostęp do szeregu analiz i raportów biznesowych w ramach modułu Business Intelligence.

Z końcem roku 2007 podjęta została decyzja o wdrożeniu systemu. Wdrażanie systemu Comarch CDN XL przebiegało etapowo. Pierwszym celem było usprawnienie procesów związanych z gospodarką magazynową oraz sprzedażą. Wobec tego w styczniu 2008 roku wdrożone zostały moduły Administrator i Sprzedaż. W aspekcie prowadzonej działalności gospodarczej moduł Sprzedaż umożliwił:

• bezproblemowe generowanie dokumentów w obszarach zakupu i sprzedaży
• monitorowanie stanów magazynowych
• uniknięcie nadmiarowości ewidencjonowanych kartotek towarowych, dzięki ich ocechowaniu

Przełomowy okazał się być rok 2009, kiedy wdrożone zostały pozostałe, wskazane na etapie analizy przedwdrożeniowej, moduły systemu Comarch CDN XL. Poniżej wymienione zostały kluczowe funkcjonalności, które w znacznym stopniu usprawniły procesy biznesowe realizowane w ramach firmy:

• integracja danych
• dostęp do wielowymiarowych analiz i zestawień z poziomu Księgi Raportów
• obsługa cenników i promocji
• refakturowanie usług
• generowanie dokumentów: Zamówienie sprzedaży, Zamówienie na zakup, Zamówienie na transport, w sposób umożliwiający ich wzajemne powiązanie, a co jest z tym związane powiązanie generowanych do tychże dokumentów handlowych i późniejsza ich analiza w ramach zaimplementowanych raportów.
• dedykowana funkcjonalność zmiany kursu na zamówieniach sprzedaży i zakupu
• ewidencja transakcji trójstronnych
• rozbudowana funkcjonalność definiowania atrybutów, dzięki czemu można w prosty sposób wprowadzać m.in. numer „Lieferschein”, który później automatycznie kopiowany jest na wszelkie dokumenty powiązane
• ewidencjonowanie wysyłek i generowanie listów przewozowych

Niezależnie od tego, na przełomie 2010 – 2011 roku spółka wdrożyła aplikację SEO (System Ewidencji Odpadów), stwarzającą możliwość:

• Ewidencji kart przekazania odpadów (KPO)
• Generowania zbiorczych kart przekazania odpadów
• Generowania kart ewidencji odpadów (KEO) w podziale na poszczególne miesiące
• Wydruku dokumentów w wymaganych formatach

Informacje o odpadach i ich ilościach zaczytywane są do aplikacji automatycznie raz dziennie z systemu Comarch CDN XL na podstawie wprowadzonych tam dokumentów handlowych.

Wdrożenie opisanego rozwiązania informatycznego zostało przeprowadzone przez Złotego Partnera Comarch – firmę 2BSOFT z Gliwic. Konsultanci tejże firmy podjęli się implementacji standardowych modułów systemu Comarch CDN XL oraz przygotowania i wdrożenia mechanizmów dedykowanych, w tym aplikacji SEO. Proces ten poprzedziła analiza przedwdrożeniowa oraz cykle szkoleń, a po wprowadzeniu poszczególnych modułów również eksploatacja nadzorowana, dzięki czemu pracownicy firmy mogli na bieżąco konsultować pojawiające się wątpliwości/problemy związane z ewidencją transakcji w nowym systemie.

Zastosowanie systemu Comarch CDN XL wiąże się z szeregiem wymiernych korzyści. Na pierwszym miejscu zaznaczyć należy znaczny wzrost sprawności obsługi procesów biznesowych po stronie sprzedaży, zakupu i gospodarki magazynowej – efekt integracji danych oraz szybkiego dostępu do pożądanych w danym momencie informacji.

Kolejną z korzyści jest, istotna z punktu widzenia specyfiki prowadzonej przez nas działalności gospodarczej, automatyzacja procesów związanych z ewidencjonowaniem kart przekazania i ewidencji odpadów.

Na uwagę zasługuje również wzrost szybkości i trafności podejmowanych decyzji, dzięki łatwemu dostępowi do informacji zestawionych w ramach szeregu raportów i analiz.

„Zintegrowany System CDN XL usprawnił naszą codzienną pracę, zostawiając czas na analizę zdarzeń gospodarczych. Wdrożone mechanizmy powiązania transakcji zakupu, sprzedaży oraz zleceń transportowych, pozwalają nam na szczegółowe badanie efektywności każdej prawie transakcji. CDN XL daje nam możliwość nadążani za wszelkimi zmianami legislacyjnymi, nie tylko w obszarze finansów, ale tak ważnej dla naszej branży ochronie środowiska jak i innych uregulowań w obrocie międzynarodowym. Dedykowane dla nas rozwiązania i aplikacje stały się niezbędnymi narzędziami w naszym rozwoju biznesowym.”

– mówi Aneta Sabaturska-Kopek, dyrektor finansowy Veolia Usługi dla Środowiska Recykling Sp. z o.o.