Wiedza
Wybieramy system ERP
Podjęcie decyzji o wdrożeniu systemu ERP
Każde przedsiębiorstwo rozszerzając zakres prowadzonego biznesu, wchodząc na nowe rynki, czy też zwiększając wolumen obrotu, spotyka się z potrzebą zwiększenia swojej efektywności. Nierzadko zastosowane w firmach systemy informatyczne, w tym systemy ERP (kluczowe dla funkcjonowania) stanowią ograniczenia, których menedżerowie nie są w stanie pokonać. System ERP uniemożliwiający realizację strategii przyjętej przez zarząd, może zahamować rozwój przedsiębiorstwa na lata. Identyfikacja tego problemu i podjęcie decyzji dotyczącej wdrożenia nowego systemu jest pierwszym etapem kluczowej dla dalszego rozwoju firmy procesu wyboru nowego systemu ERP.
Zespół projektowy
Warto wyznaczyć osoby, którym powierzy się zadanie zebrania informacji na temat dostępnych rozwiązań, przeanalizowania możliwości, korzyści, czy też potencjalnych zagrożeń.
Autorski, czy może jednak gotowy, skrojony do potrzeb?
Jedno z pierwszych pytań, na jakie powinniśmy sobie odpowiedzieć to: czy zaimplementować system wykorzystywany przez wiele firm o podobnej specyfice czy też stworzyć własne, autorskie rozwiązanie. W pierwszym przypadku za rozwój systemu odpowiada producent, a za wdrożenie – integrator, który może dopasować rozwiązanie do specyfiki przedsiębiorstwa. Z kolei w przypadku autorskiego rozwiązania tworzymy system od początku skrojony pod własny biznes, będąc jednocześnie podmiotem odpowiedzialnym za rozwój funkcjonalności w przyszłości. Należy tutaj pamiętać o stałym kreowaniu nowych rozwiązań, aby nie dopuścić do sytuacji, w której zaprojektowane pod nas rozwiązanie stanowić będzie zagrożenie dla rozwoju biznesu. Wydaje się zatem, że złotym środkiem jest implementacja gotowego, bogatego w funkcjonalności, otwartego na dedykowane rozszerzenia systemu informatycznego rozwijanego przez wszystkich użytkowników i umożliwiającego elastyczne dostosowanie do procesów zachodzących w firmie.
Ważne jest to, aby zwrócić uwagę na pozycję producenta, integratora. System ERP powinien umożliwić rozwój firmy na kolejne lata. Musimy mieć pewność aktualizacji systemu pod względem zmieniających się przepisów, jak również stałego rozwoju o nowe funkcjonalności.
Potrzeby
Wymagania stawiane przed nowym systemem determinują, jakie rozwiązania powinniśmy przeglądać. Czołowi producenci systemów ERP w przejrzysty sposób definiują rynki docelowe poszczególnych rozwiązań, które posiadają funkcjonalności wymagane w konkretnym biznesie. Należy pamiętać o tym, że system powinien umożliwić rozwój firmy na kolejne lata, a więc spełnić nasze obecne potrzeby, jak również posiadać potencjał do implementacji kolejnych funkcjonalności, bądź całych obszarów w przyszłości. Nie chcemy przecież za dwa, trzy lata stanąć przed koniecznością ponownego wdrożenia.
Weryfikacja dostawcy
Budując katalog potencjalnych dostawców należy zwrócić uwagę na doświadczenie, posiadane kompetencje oraz opinie obecnych klientów. Wdrożenie systemu ERP nie polega na odwzorowaniu obecnej sytuacji w oknach nowej aplikacji. Wdrożenie ma przynieść wymierne korzyści firmie. Jedynie zespół doświadczonych konsultantów, dysponujących wiedzą z zakresu danego obszaru umożliwia właściwą identyfikację oraz późniejszą optymalizację procesów.
Warto też przyjrzeć się zakresowi posiadanych kompetencji. Jeżeli w tym momencie nie zamierzamy wdrożyć systemu w pewnym obszarze firmy, nie oznacza że nie będziemy tego realizować w przyszłości. Integrator powinien posiadać doświadczenie i kompetencje również w tych obszarach, jakie potencjalnie będziemy realizować w przyszłych okresach.
Przegląd systemów
Wymagania, jakie stawiamy przed nowym systemem powinny zostać zweryfikowane w zakresie analizowanych rozwiązań. Nie powinniśmy się skupiać na zagadnieniach, jakie chce przedstawić nam oferent. Mogą zniekształcić naszą ocenę rozwiązania. Przenieśmy ciężar rozmów na te funkcjonalności, które są kluczowe dla naszego biznesu. To one w przyszłości będą decydować o naszej przewadze konkurencyjnej.
Porównanie ofert
Należy zwrócić uwagę na to, aby oferty zawierały wszystkie dające się na tym etapie przewidzieć elementy generujące koszty. Nie mniej istotne jest to, aby wychwycić różnice pomiędzy ofertami. Może się zdarzyć, że oferta opiewająca na wyższą kwotę zawiera elementy, które nie zostały uwzględnione w innej kalkulacji. Warto przy tej okazji porównać proponowane metodyki wdrożeniowe.
Rzetelne porównanie elementów składowych ofert pozwoli nam dokonać obiektywnej oceny.
Dostępny budżet
Jak to już na świecie bywa, im produkt charakteryzuje się większą liczbą określonych cech, posiada więcej funkcjonalności oraz unikatowego know-how, należy liczyć się z odpowiednią jego ceną. Zderzenie jej z dostępnym budżetem przygotowanym dla inwestycji może nie być po naszej myśli. Na szczęście mamy tutaj dodatkowe możliwości, pozwalające:
- Zmniejszyć wymagany nakład inwestycyjny, próg wejścia w odpowiedni system ERP – tutaj przede wszystkim mamy możliwość skorzystania z leasingu, pożyczki, jak również wynajmu samego oprogramowania.
- Zwiększyć dostępny budżet – dostępne środki unijne, czy też kredyty technologiczne. Warto tutaj zainteresować się dostępnymi programami w ramach nowej perspektywy budżetowej na lata 2014-2020.
autor: Marcin Górecki, Kierownik Działu Sprzedaży, 2BSOFT