Wiedza
Czym są e-Faktury? Co może zyskać firma korzystająca z faktur elektronicznych?
Coraz częściej można spotykać się z propozycją zastąpienia tradycyjnej faktury jej elektronicznym odpowiednikiem, czyli e-Fakturą. Dlaczego firmy zachęcają do przejścia na fakturę elektroniczną?
Czyżby widziały w tym sposób na obniżenie kosztów? Tak.
Czyżby korzystanie z e-Faktur generowało oszczędność cennego czasu? Tak.
Czy dzięki e-Fakturom zyskują również Klienci? Oczywiście!
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 20 grudnia 2012 r. (Dz.U. 2012r., poz 1528) faktura elektroniczna posiada taką samą wartość prawną, jak dokument w formie papierowej.
Oznacza to, że sytuacje, kiedy wysyłane pocztą faktury dochodziły z opóźnieniem, albo nie docierały w ogóle(!) można odsunąć w niepamięć. To samo tyczy się chociażby żmudnego przeszukiwania stosu biurowych segregatorów w poszukiwaniu konkretnego dokumentu. Wszystko za sprawą przejścia na e-Faktury, których w 2008r. używało 5%[1] polskich przedsiębiorstw, natomiast aktualnie ponad 25%![2].
Korzyści ze stosowania e-Faktur:
- Skrócenie czasu oczekiwania na rachunki. Dokument w formie elektronicznej trafia do osoby odpowiedzialnej w momencie wystawienia przez 2BSOFT.
- Korzystanie z e-Faktur skraca czas oczekiwania na rachunki. W momencie wystawienia dokumentu otrzymają Państwo plik na wskazany adres mailowy.
- Wygoda archiwizacji. Faktury elektroniczne w przeciwieństwie do klasycznych faktur nie zajmują przestrzeni w firmie za sprawą powiększającej się liczby segregatorów z dokumentami.
- Wybierając e-Faktury chronisz środowisko.
- Dostępność z dowolnego miejsca. Po zalogowaniu się do swojej skrzynki mailowej (w domu, w pracy, za pomocą smarfona) będą mieli Państwo możliwość przejrzenia otrzymanego od nas dokumentu.
- e-Faktura usprawnia procesy biznesowe w firmie. W przypadku odszukania konkretnego dokumentu, nie trzeba przerzucać stert papierów - prowadzenie komputerowej bazy wszystkich faktur przyspieszy i usprawni poszukiwania, co w rezultacie pozwoli zaoszczędzić cenny czas.
- Obniżenie kosztów. Wysyłając do kontrahentów faktury w formie elektronicznej firma oszczędza na wydruku papierowej formy faktury oraz przesyłce.
Po otrzymaniu zapytań od naszych Klientów o możliwość automatyzacji wysyłki e-Faktur zespół programistów 2BSOFT zajął się przygotowaniem dedykowanego rozwiązania 2BSOFT eFaktury, które usprawnia proces wysyłki dzięki generowaniu e-faktury do formatu .pdf i bezpośredniej wysyłce na wskazany adres mailowy.
Etapy działania 2BSOFT eFaktury:
- Użytkownik tworzy fakturę sprzedaży i ją zatwierdza.
-
Po zatwierdzeniu „uruchamia” się proces, który sprawdza, czy kontrahent wyraził zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej.
-
W przypadku zgody na otrzymywanie e-faktur z karty kontrahenta pobierany jest adres mailowy i tworzony jest e-mail z załącznikiem (fakturą sprzedaży) wyeksportowanym do PDF.
-
Oprócz wysłania e-maila z załącznikiem tworzy się dokument PDF załączony do dokumentu faktury sprzedaży jako archiwum wydruków w Comarch ERP XL.
-
OPCJONALNIE: wraz z wysłaniem e-maila do klienta, zostanie także wysłana wiadomość do operatora wystawiającego dokument.
Jeżeli jesteś zainteresowany wdrożeniem rozwiązaniem 2BSOFT eFaktury w swojej firmie skontaktuj się z nami:
+ 48 666 885 472
marcin.gorecki@2bsoft.pl
autor: Mateusz Szewczyk, Specjalista ds. sprzedaży i marketingu, 2BSOFT
[1] https://ipsec.pl/podpis-elektroniczny/2008/gus-tylko-5-firm-korzysta-z-e-faktur.html
[2] „Społeczeństwo informacyjne w Polsce” Wyniki badań statystycznych z lat 2009-2013, Główny Urząd Statystyczny, Urząd Statystyczny w Szczecinie